Templates vooringevuld door onze experts

1. 1

   Wat is de uitkomst van de toepassing?

   Content, zoals geschreven tekst, video, audio, afbeeldingen of machine-leesbare data.

2. 2

   Is het ontwerp van de toepassing gebaseerd op data?

   Ja, de toepassing bevat componenten die zijn afgeleid uit data. Er is sprake van het fitten of leren van een model of automatische variabele selectie met behulp van statistiek, optimalisatie, simulatie, machine learning of een vergelijkbare techniek.

   Toelichting

   Microsoft M365 Copilot werkt op basis van een taalmodel dat is getraind op zeer grote hoeveelheden tekst. Daardoor heeft het model patronen in taal geleerd: hoe zinnen worden opgebouwd, hoe een samenvatting eruitziet en welk antwoord past bij welke vraag. Zo kan Copilot ook omgaan met vragen die niet van tevoren zijn voorzien. Het model is al getraind voordat het in gebruik wordt genomen. De tenantinstellingen van Microsoft 365 Copilot zijn zo geconfigureerd dat het niet leert van wat gebruikers invoeren.

3. 3

   Worden persoonsgegevens verwerkt door de toepassing?

   Ja, er worden persoonsgegevens verwerkt door de toepassing.

   Toelichting

   Copilot verwerkt persoonsgegevens op ten minste de volgende manieren: invoer van medewerkers (prompts kunnen namen, e-mailadressen of gegevens over burgers en collega’s bevatten) en gegevens over de gebruiker zelf (account- en gebruiksgegevens van de medewerker).

   “Nee” is hier alleen verdedigbaar als Copilot volledig is afgeschermd van de M365-omgeving én medewerkers aantoonbaar geen persoonsgegevens invoeren – in de praktijk een onbewijsbare claim.

4. 4

   Worden persoonskenmerken geëvalueerd, geanalyseerd of voorspeld?

   Nee, persoonskenmerken worden niet geëvalueerd, geanalyseerd of voorspeld.

   Toelichting

   Copilot is een hulpmiddel om content te creëren. De toepassing genereert, vat samen en herformuleert tekst. Zij kent geen scores toe aan personen, maakt geen segmenten of rangordes, en voorspelt geen kenmerken zoals functioneren, betrouwbaarheid, gezondheid of gedrag. Er is geen doelvariabele per persoon en er wordt geen profiel over iemand opgebouwd of bewaard.

   Dat er persoonsgegevens in de invoer kunnen zitten (e-mails, verslagen, agenda-items) maakt dit niet anders. Bepalend is het doel van de verwerking, en dat is content-gerelateerd, niet evaluatief.

5. 5

   Wordt de output van het algoritme gedeeld met andere organisaties?

   Nee, de output van het algoritme wordt niet gedeeld met andere organisaties.

   Toelichting

   De output van Copilot gaat uitsluitend naar de medewerker die de vraag stelde, en blijft binnen de eigen Microsoft-tenant. Er is geen koppeling die resultaten automatisch doorgeeft aan een andere organisatie.

   Wat een medewerker ná controle met de tekst doet – een brief versturen, een verslag delen – telt hier niet mee. Over de wijze waarop de medewerker de output beoordeelt en gebruikt in het werkproces gaan de vervolgvragen.

6. 6

   Wordt de output van het algoritme langer opgeslagen dan de doorlooptijd van het primaire proces waarvoor het algoritme wordt ingezet?

   Nee, de output van het algoritme wordt niet langer opgeslagen dan de doorlooptijd van het primaire proces waarvoor het algoritme wordt ingezet.

   Toelichting

   Het bewaarbeleid schrijft voor dat prompts en antwoorden van gebruikers na afloop van de sessie of taak worden verwijderd.

7. 7

   Wordt in het proces een beslissing genomen voor individuen (consument of burger), organisaties of medewerkers?

   Ja, er wordt in het proces een beslissing genomen voor individuen (consument of burger), organisaties of medewerkers.

   Toelichting

   Dat er in het werkproces een beslissing wordt genomen voor individuen (consument of burger), organisaties of medewerkers, kan niet op voorhand worden uitgesloten. In de vervolgvragen wordt ingegaan op het effect dat de toepassing heeft op de uitkomst.

8. 8

   Wat voor soort beslissing wordt er genomen in dit proces?

   Beslissing over formele klachten en bezwaren.

   Toelichting

   Hier is gekozen voor een van de meest ingrijpende vormen van beslissingen, omdat op voorhand niet kan worden uitgesloten dat Copilot in het werkproces rond formele klachten en bezwaren wordt gebruikt. In de volgende vragen wordt ingegaan op het effect dat de toepassing heeft op de uitkomst.

9. 9

   Welke van de volgende opties beschrijft het effect van de toepassing op de uitkomst het beste?

   Het effect van de toepassing op de uitkomst wordt volledig door een mens bepaald; de toepassing is één van meerdere factoren en is niet doorslaggevend.

   Toelichting

   Copilot levert een concept of een suggestie, geen besluit. De medewerker blijft zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke inhoud. Bij die afweging wegen factoren mee waar Copilot geen weet van heeft: vakkennis, kennis van het dossier, geldende wet- en regelgeving, interne richtlijnen en werkinstructies, en mogelijk overleg met collega’s. De toepassing is daarmee één van meerdere informatiebronnen en nooit de bepalende factor. Zonder Copilot zou hetzelfde werk ook worden gedaan, alleen met meer tijd en moeite – de toepassing beïnvloedt het tempo van het werk, niet de uitkomst ervan.

Op basis van deze antwoorden geeft de Identificatie-vragenlijst aan dat zowel de AI-verordening als de AVG van toepassing zijn. Er is geen sprake van een impactvol algoritme, omdat de uitkomst volledig door een mens wordt bepaald; de toepassing is één van meerdere factoren en is niet doorslaggevend. Een aparte vervolgvragenlijst bepaalt of daarnaast transparantie-eisen gelden.